ARTIFICIAL INTELLIGENCE
Automatyzacja przetwarzania wniosków rządowych dzięki AI
Sztuczna inteligencja w służbie administracji publicznej
Wykorzystanie sztucznej inteligencji (AI) pozwala zautomatyzować skomplikowane procesy przetwarzania dokumentów, zapewniając instytucjom publicznym większą efektywność i zgodność z regulacjami. W omawianym projekcie AI odegrała kluczową rolę w optymalizacji pracy z tysiącami różnorodnych formularzy, przy jednoczesnym zachowaniu wysokich standardów bezpieczeństwa danych.
Zespół ALTEN Polska wdrożył dla warszawskiego dystrybutora energii elektrycznej kompleksowy system oparty na Google Cloud i Document AI, którego przepustowość umożliwiła automatyczne przetworzenie blisko 15 000 aplikacji w ciągu dwóch miesięcy. System radzi sobie z różnorodnymi formatami dokumentów – od ręcznie wypełnionych skanów, przez formularze drukowane, aż po cyfrowe pliki PDF. Kluczowym elementem rozwiązania była integracja z systemem CRM, dzięki czemu dane z wniosków mogły być natychmiast wykorzystywane w procesach finansowych.
Wyzwanie
Ręczne przetwarzanie tysięcy aplikacji o zróżnicowanej strukturze w krótkim czasie i przy zachowaniu pełnej zgodności z RODO.
Rozwiązanie
Automatyzacja przetwarzania dokumentów za pomocą AI, OCR i integracji z CRM w oparciu o Google Document AI i Google Cloud.
Korzyści
- Automatyczne przetwarzanie 100% aplikacji bez udziału człowieka
- Skrócenie czasu reakcji na wnioski do minimum
- Integracja z istniejącym systemem CRM
- Bezpieczeństwo i zgodność z RODO
- Skalowalność i dostępność 24/7
- Stałe podnoszenie skuteczności dzięki uczeniu maszynowemu
Znaczenie wyzwań dla użytkowników końcowych
Główne wyzwanie – masowe, powtarzalne, a przy tym zróżnicowane pod względem struktury wnioski – miało bezpośrednie przełożenie na użytkowników końcowych, czyli klientów dystrybutora energii. Opóźnienia w przetwarzaniu dokumentów skutkowałyby opóźnieniami w wypłatach i komunikacji z klientem. Dlatego niezawodność i szybkość przetwarzania danych były kluczowe. Projekt musiał również uwzględniać cykliczność programów rządowych i gotowość operacyjną systemu natychmiast po opublikowaniu nowych wzorów formularzy.
Zastosowane narzędzia i technologie
Sercem rozwiązania zaproponowanego przez ALTEN Polska, była usługa Google Document AI, odpowiedzialna za zaawansowane przetwarzanie języka naturalnego i rozpoznawanie tekstu (OCR). Wdrożono także platformę Google Cloud, zapewniającą nieprzerwane działanie systemu oraz pełną zgodność z europejskimi normami ochrony danych. Do transferu danych wykorzystano FileMage SFTP, a cały workflow został zintegrowany z systemem CRM za pomocą dedykowanego kodu w języku Python. Architektura umożliwia przetwarzanie tysięcy dokumentów w trybie 24/7, z pełną walidacją danych wejściowych.
Korzyści dla użytkowników i klienta
Klient ALTEN Polska – warszawski dystrybutor energii – zyskał w pełni zautomatyzowany proces, który pozwala na szybkie, bezbłędne i bezpieczne przetwarzanie tysięcy wniosków w krótkim czasie. Użytkownicy końcowi, czyli osoby wnioskujące o wsparcie z programów rządowych, odczuli poprawę jakości obsługi i skrócenie czasu oczekiwania na decyzje administracyjne. Dzięki integracji z CRM, proces obsługi klienta również uległ znaczącej poprawie – informacje z dokumentów są dostępne natychmiast, co umożliwia szybsze działania finansowe i operacyjne. Automatyzacja przyniosła również istotne oszczędności kosztowe i odciążyła zasoby ludzkie w organizacji.
