Autoresponder – coś więcej niż tylko „nie ma mnie w biurze”?

Autoresponder – coś więcej niż tylko „nie ma mnie w biurze”?

Doświadczenia związane z pandemią, częściej zdarzające się nieobecności, sprawiły, że zaczęłam zastanawiać się, jak automatyczna odpowiedź do nadawcy – autoresponder, poza funkcją informacyjną, może również budować wizerunek marki? Jaką informację o kulturze organizacyjnej niesie za sobą ta niepozorna wiadomość?

 

Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna a wizerunek firmy

W zależności od intencji nadawcy komunikacja może pełnić różnorodne funkcje, jednak w sytuacjach biznesowych przede wszystkim zależy nam na najważniejszym – funkcji informacyjnej. Sposób komunikowania się w dużej mierze świadczy o kulturze organizacyjnej, która stanowi jeden z czynników motywujących do zmiany pracy (badanie Pracuj.pl „Polacy w środowisku pracy” n=365). Ponadto komunikacja wewnętrzna, jak i zewnętrzna, wpływa na wizerunek firmy, który stanowi bardzo ważny aspekt podczas podejmowania decyzji o zmianie projektu czy zatrudnienia. S. Stachowska i A. Zielińska (2013) wskazują na istotną rolę kreowania wizerunku pracodawcy wśród już zatrudnionych oraz potencjalnych członków zespołu. Studium przypadku wspomniane w artykule wskazuje również na działania ukierunkowane na zewnątrz, takie jak np. komunikacja rekrutacyjna online. Z kolei D. Szostek (za: J. Altkorn, 2009) zauważa, że pomiędzy wizerunkiem zewnętrznym, jak i wewnętrznym firmy dochodzi do licznych interakcji. Jest to możliwe m.in. dzięki szybkiej komunikacji internetowej pomiędzy byłymi, obecnymi i potencjalnymi pracownikami. Na podstawie modelu L. Fiedlera, J. U. Beckera i M. Kirchgeorga zauważyć można, że komunikacja nawiązująca kontakt to komponent afektywny oraz kognitywny, co wpływa na zachowanie potencjalnych czy już obecnych członków zespołu.

Autoresponder – po co i dlaczego?

Słowa „wyślę Ci na mejla” słyszeliśmy już setki, a może tysiące razy. Nie ma się co dziwić: duża dostępność i łatwość w komunikacji z wieloma odbiorcami jednocześnie to tylko jedne z wielu zalet tego rozwiązania. Chciałabym jednak dzisiaj nieco szerzej poruszyć kwestię wiadomości typu autoresponder wysyłanych podczas nieobecności adresata w pracy. W sposób pozytywny lub negatywny mogą wpływać na postrzeganie firmy przez obecnych i potencjalnych członków zespołu.

Co pisać, a czego nie pisać w autoresponderze?

Zdecydowanie dobrymi pomysłami są takie informacje, jak:

·       kiedy wrócisz? – dzięki informacji o terminie Twojego powrotu nadawca będzie spokojny, że jego wiadomość nie zawieruszyła się w sieci, a Ty na nią odpiszesz w terminie zbliżonym do podanej daty;

·       z kim się kontaktować w razie nagłych spraw? – taki komunikat w jasny sposób informuje, że Twoje wiadomości mailowe nie są przekierowane automatycznie do innego członka zespołu. Jeżeli sprawa, z jaką piszesz jest pilna, w autoresponderze od razu dostajesz informację o numerze telefonu lub e-mailu osoby odpowiedzialnej za Twoją sprawę.

Tylko tyle i aż tyle. A co z kwestiami kontrowersyjnymi?

·       informacje prywatne – w zależności od kultury organizacyjnej niektóre informacje umieszczane w autoresponderze są mniej lub bardzie akceptowalne. W moim odczuciu jednak lepiej unikać informacji o wizycie u lekarza, wywiadówce itp.

·       złośliwości – tak, tak, dobrze czytacie. Niektórzy postanowili zaskoczyć nadawcę kreatywną wiadomością, ale nie zatrzymali się w odpowiednim momencie. Wiadomości w tonie: Nie ma mnie, ponieważ wreszcie zasłużyłem na urlop, a to tylko szczyt góry lodowej.

O nieobecności trochę inaczej

Ale o co tyle szumu z tym autoresponderem? Wiadomość, jak wiadomość. Nie ma mnie w biurze i tyle.

Nie do końca. Pamiętasz, gdy na górze strony czytałeś_aś o kulturze organizacyjnej? Wiadomość typu autorsponder jest jednym z elementów budujących wizerunek firmy. Nawet takie małe komunikaty mogą być personalne. Zdecydowanie lepszym pomysłem jest wysłać e-mail z tytułem „Jestem na urlopie” niż „Automatyczna odpowiedź”. W końcu technologia jest tylko narzędziem, a po dwóch stronach są ludzie. Poza tym, wykorzystuj różne okazje, aby podzielić się czymś więcej.

·       konferencja/ targi pracy/ wystąpienie publiczne / szkolenie

Wiadomości w formalnym tonie z powodzeniem mogą informować nadawców o Twojej nieobecności z wyżej wspomnianych powodów. Nadawca, który zauważy, że bierzesz czynny udział w szkoleniach będzie świadomy, że „możliwości rozwoju” to nie są puste obietnice z ogłoszenia, a rzeczywistość.

·       urlop lub święta:

Nie oszukujmy się – każdy z nas potrzebuje chwili odpoczynku oraz czasu na realizowanie swoich pasji. Jeśli jesteś na wakacjach to w zależności od kultury organizacyjnej, możesz sobie pozwolić na autoresponder w poniższym stylu:

Dzień dobry,

bardzo dziękuję za Twoją wiadomość, jednak do DD/MM/RRRR jestem poza biurem z ograniczonym dostępem do wiadomości e-mail.

Mam nadzieję, że tak jak ja, już niedługo będziesz mógł/a śpiewać „Bieszczadzkie anioły” na szlaku górskim 🙂

W razie pilnych spraw, proszę, skontaktuj się z imię_nazwisko (tel. XXX XXX XXX).

Życzę Ci dużo słońca, uśmiechu i energii w ten lipcowy dzień!

Pozdrawiam,

XYZ

Podczas wysłania wiadomości mailowych z pewnością wielokrotnie otrzymałeś_aś wiadomość, że odbiorca jest poza biurem. Zastanów się jednak, czy zapamiętałeś_aś od kogo lub z jakiej firmy były te wiadomości? Przyznam szczerze – ja nie. Czy można coś z tym zrobić? Z pewnością pomysłowe, ale w dalszym ciągu profesjonalne autorespondery pozwalają na budowanie relacji i jednocześnie zapamiętanie marki na dłużej 🙂 Jestem bardzo ciekawa, jakie Wy macie doświadczenia w tej kwestii? Im krótszy autoresponder tym lepszy, a może pozwalacie sobie na odrobinę e-mailowej ekstrawagancji?

Agnieszka Zakrzewska

Junior Recruitment Specialist

ALTEN Polska

Podziel się ze znajomymi!

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin